SISTEM PENGENDALIAN KEPUTUSAN

 SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1.    Pengertian SPK

Sistem Pengambilan Keputusan atau SPK yang biasa disingkat kalo menggunakan bahasa inggris itu adalah DSS atau Decision Support System adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan)) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Jadi DSS atau SPK ini adalah sebuah sistem yang memberikan pertimbangan kepada bagian manager sampai ke direktur atau pemilik saham dalam perusahaan, untuk memutuskan sebuah kebijakan tertentu dalam perusahaan.

A. Definisi Secara Umum

DSS adalah Sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan baik kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah semi terstruktur.

B. Definisi Secara Khusus

DSS adalah Sebuah sistem yang mendukung kerja seorang manajer maupun sekelompok manajer dalam memecahkan masalah semi-terstruktur dengan cara memberikan informasi ataupun usulan menuju pada keputusan tertentu.

Berikut beberapa definisi SPK atau DSS menurut para ahli:

1. Menurut Moore and Chang, SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa.
2. Menurut Sprague dan Carlson (Sprague et.al., 1993), sistem yang berbasis komputer yang dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan dalam rangka memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual dengan cara melalui simulasi yang interaktif dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.
3. Menurut Mann dan Watson, Sistem Penunjang Keputusan adalah Sistem yang interaktif, membantu pengambilan keputusan melalui penggunaan data dan model-model keputusan untuk memecahkan masalah-masalah yang sifatnya semi terstruktur dan tidak terstruktur.
4. Menurut Maryam Alavi dan H.Albert Napier, Sistem Penunjang Keputusan adalah suatu kumpulan prosedur pemprosesan data dan informasi yang berorientasi pada penggunaan model untuk menghasilkan berbagai jawaban yang dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.
5. Menurut Litle, Sistem Penunjang Keputusan adalah suatu sistem informasi berbasis komputer yang menghasilkan berbagai alternatif keputusan untuk membantu manajemen dalam menangani berbagai permasalahan yang terstruktur atupun tidak terstruktur dengan menggunakan data dan model.
6. Menurut Little,J.D.C, sekumpulan prosedur berbasis model untuk data pemrosesan dan penilaian guna membantu para manager mengambil keputusan.
7. Menurut Raymond McLeod, Sistem Penunjang Keputusan adalah sistem penghasil informasi spesifik yang ditujukan untuk memecahkan suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer pada berbagai tingkatan.
8. Menurut Bonczek, R.H, C.W. Holsapple dan A.B. Whinston, DSS sebagai sistem berbasis computer yang terdiri dari tiga komponen yang saling berinteraksi : sistem bahasa (mekanisme untuk memberikan komunikasi antara pengguna dan komponen DSS lain), sistem pengetahuan (repository pengetahuan domain masalah yang ada pada DSS entah sebagai data atau sebagai prosedur), dan sistem pemrosesan masalah (hubungan antara dua komponen lainnya, terdiri dari satu atau lebih kapabilitas manipulasi masalah umum yang diperlukan untuk pengambilan keputusan).
9. Menurut Keen, P.G.W. mendefinisikan DSS sebagai suatu produk dari proses pengembangan dimana pengguna DSS, pembangun DSS, dan DSS itu sendiri mampu mempengaruhi satu dengan yang lainnya, dan menghasilkan evolusi sistem dan pola-pola penggunaan.
10. G. R. Terry, Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin.
11. P. Siagian Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta dan data.
12. Horold dan Cyril O’Donnell Mereka mengatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.
13. Claude S. Goerge, Jr Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif.

    2.    Dasar-Dasar Pengambilan Keputusan

Menurut George R. Terry, dasar-dasar pengambilan keputusan adalah sebagai berikut :

1. Intuisi, Pengambilan keputusan yang berdasarkan intuisi atau perasaan bersifat subjektif, sehingga mudah terkena pengaruh.
2. Pengalaman, Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis. Karena pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat memperhitungkan untung ruginya, baik buruknya keputusan yang akan dihasilkan.
3. Fakta, Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid, dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.
4. Wewenang, Biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya.
5. Rasional, Keputusan yang dihasilkan lebih objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan.

    3.    Contoh kasus dalam tipe-tipe proses pengambilan keputusan

Dalam sepanjang hidupnya manusia selalu   dihadapkan   pada   pilihan-pilihan   atau   alternatif dan   pengambilan keputusan. Hal ini sejalan dengan teori real life choice,yang menyatakan dalam  kehidupan  sehari-hari  manusia  melakukan  atau  membuat pilihan-pilihan  di  antara sejumlah  alternatif.  Pilihan-pilihan  tersebut  biasanya berkaitan dengan alternatif dalam penyelesaian masalah  yakni upaya untuk menutup  terjadinya kesenjangan  antara  keadaan  saat  ini  dan  keadaan  yang diinginkan. Begitu pula dengan perusahaan. Perusahaan juga butuh mengambil keputusan-keputusan yang nantinya akan mempengaruhi perusahaan itu ke depannya. Dan tentunya dalam pengambilan keputusan, keputusan-keputusan tersebut harus dipikirkan secara matang terlebih dahulu agar tidak merugikan perusahaan tersebut dan pihak-pihak yang terkait.

Pengambilan keputusan secara universal didefinisikan sebagai pemilihan diantara berbagai alternative. Pengertian ini mencakup baik pembuatan pilihan maupun pemecahan masalah. Tipe Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

1. Keputusan terprogram/keputusan terstruktur yaitu keputusan yang berulang- ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manjemen tingkat bawah. Contoh : Manajer produksi dari PT. XYZ selalu melakukan kegiatan rutin disetiap awal bulan, yaitu dengan melakukan pembelian bahan baku untuk persediaan.
2. Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur yaitu keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan – perhitungan serta analisis yg terperinci. Contoh : Pak Darwin adalah seorang Menejer Keuangan pada PT. Arta. Pekerjaan pada devisi keuangan mengharuskan Pak Darwin harus cermat dalam menginvestasikan serta mengolah keuangan pada PT. Arta. Pada saat itu diharuskan penggantian mesin di pabrik dan harus menghitungan dengan cermat sebelum melakukan investasi pada mesin yang akan dibeli agar investasi yang dilakukan tidak merugikan perusahaan.  Maka Pak Darwin harus melakukan keputusan untuk menginvestasikan keuangan perushaan secara cermat.
3. Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur yaitu keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Contoh : Pak Andre adalah seorang Presiden Direktur PT. Angkasa. Ia harus selalu bisa mengambil keputusan dengan cepat demi kelangsungan perusahaannya. Pengambilan keputusan yang dia ambil berdasarkan informasi pasar yang harus selalu ia dengan dan ketahui. Contohnya adalah harga saham yang selalu berubah. Dia harus bisa menyesuaikan keuangan perusahaan agar harga saham perusahaan pada bursa efek bisa selalu stabil.

     4.  Penerapan Model Keperilakuan Pengambilan Keputusan Terhadap         SIM

Teori keperilakuan adalah sebuah model deskriptif dari pengambilan keputusan keorganisasian. Di sini tekanannya adalah pada pemuasan, penghindaran ketidakpastian untuk mengendalikan lingkungan, adanya tujuan yang tidak konsisten berdasarkan persekutuan keorganisasian para anggota yang ada, dan perilaku penyesuaian keorganisasian dengan berjalannya waktu.

Nilai utama pola keperilakuan pada perancangan SIM adalah menyadarkan perancang pada pertimbangan-pertimbangan keperilakuan. Perancang SIM mungkin tertarik pada rasionalitas, tetapi pengambil keputusan mungkin menekankan pada penghindaran ketidakpastian. Pemahaman keorganisasian dan perilaku penyesuaian adalah penting dalam merancang prosedur informasi bagi sistem perencanaan dan pengendalian karena adanya kebutuhan mengenal perubahan tujuan dan aspirasi. 

      5.    Penerapan Model Keperilakuan Pengambilan Keputusan Terhadap         SIM

Di dalam organisasi-organisasi publik, banyak keputusan yang tidak berulang (non-recurring/non-repetitive decisions) yang harus dibuat oleh para manager atau pembuat keputusan. Keputusan-keputusan itu biasanya bersifat sangat srtategis dan menghadapkan para manajer pada situasi-situasi yang belum pernah terjadi sebelumnya. Oleh sebab itu, Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) sangat penting peranannya dalam membantu proses pembuatan keputusan dalam organisasi-organisasi publik. Para manajer publik harus ditunjang dengan data dan informasi yang akurat dan aktual untuk dapat membuat keputusan-keputusan strategis yang dalam urusan-urusan publik.[7]

Parker (1989:396) mengatakan bahwa decision support system (DSS) adalah suatu sistem yang menyediakan sarana yang memungkinkan para manajer untuk mengembangkan informasi sedemikian rupa sehingga sesuai dengan keputusan yang akan dibuat.[8]

Ditinjau dari struktur organisasi, jenis-jenis keputusan dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:

1. Keputusan administratif

Adalah keputusan yang diambil oleh seorang administrator atau manajer puncak sebagai pucuk pimpinan organisasi. Keputusan ini bersifat umum dan menyeluruh, berfungsi sebagai landasan bagi kebijakan-kebijakan dan keputusan teknis operasional oleh organisasi secara keseluruhan.

2. Keputusan eksekutif

Adalah keputusan yang diambil manajer eksekutif. Kedudukan manajer eksekutif secara umum berada diantara manajer administratif dan manajer operasional. Jadi tugas manajer eksekutif adalah menerjemahkan gagasan-gagasan manajer administratif dan mengkoordinasi fungsi-fungsi dalam organisasi untuk melaksanakan gagasan-gagasan tersebut.

3. Keputusan operasional

Adalah keputusan yang diambil oleh seorang manajer operasioanl dalam rangka pelaksanaan gagasan, arahan, dan kebijakan manajer diatasnya disesuaikan dengan sistem koordinasi yang dikembangkan oleh manajer eksekutif.

Dari sistem informasi pendukung keputusan, baik yang terotomasi maupun yang bersifat manual, pada dasarnya pembuat keputusan dapat mengambil banyak manfaat besar, antara lain:

1. Pengambilan keputusan yang rasional

Ialah proses pengambilan keputusan yang lebih menekankan pada pengujian alternatif tindakan berdasarkan fakta atau informasi yang jelas dan bukan hanya berlandaskan pada dugaan subjektif dan dorongan emosional. Akal sehat (common sense) memang sangat diperlukan di dalam pengambilan keputusan, tetapi pemakaian akal sehat itu hendaknya disertai dengan informasi, argumen, dan landasan yang jelas. Maka pengambilan keputusan rasional berproses melalui beberapa tahapan, antara lain: identifikasi dan perumusan masalah, rumusan alternatif pemecahan masalah, pertimbangan mengenai akibat dan konsekuensi yang mungkin terjadi, dan akhirnya pemilihan kebijakan atau strategi sesuai dengan tujuan.

2. Peramalan (forecasting)

Pengambilan keputusan dalam banyak hal menyangkut perencanaan atau persoalan-persoalan yang terjadi di masa yang akan datang. Data dan informasi yang tepat akan dapat menjadi landasan bagi tugas-tugas peramalan mengenai hal-hal yang akan terjadi. Tujuannya adalah mengendalikan apa yang mungkin terjadi sehingga keadaan yang tercipta sesuai dengan kehendak pengambil keputusan.

Peramalan yang dihasilkan berdasarkan data dan informasi itu secara umum dapat dibedakan menjadi tiga yang berurutan menurut intensitas pemakaian informasinya, yaitu sebagai berikut:

a). Conjecture (konjektur, dugaan), peramalan yang lebih banyak menggunakan penilaian subjektif dan data kualitatif

b). Prediksi, peramalan yang menggunakan kerangka teori dan inferensi data sebagai landasan

c). Proyeksi, peramalan yang menggunakan ekstrapolasi kecenderungan (trend extrapolation) sebagai landasan

3. Membandingkan alternatif tindakan

Data dan informasi yang baik akan merupakan landasan yang kuat untuk mengidentifikasi berbagai rangkaian tindakan yang dapat dilaksanakan. Selanjutnya pengambil keputusan dapat membandingkan alternatif tindakan mana yang paling mungkin dan paling tepat untuk dilaksanakan. Variasi teknik di dalam membuat keputusan optimal demikian banyak. Dan informasi yang lengkap akan memungkinkan pembuat keputusan untuk membuat berbagai bentuk simulasi hasil keputusan sebelum alternatif tindakan itu sendiri ditetapkan.

4. Membuat analisis dampak

Informasi pendukung keputusan akan bermanfaat untuk melakukan analisis dampak dari kebijakan-kebijakan yang hendak diterapkan. Yang perlu disadari oleh para pembuat keputusan, ialah bahwa dalam setiap pelaksanaan keputusan akan selalu terdapat implikasi terhadap kelompok masyarakat tertentu. Dengan demikian setiap dampak dari sebuah kebijakan baik yang bersifat langsung maupun tidak langsung harus senantiasa mendapat perhatian dari pembuat keputusan.

5. Membuat model

Secara sederhana yang disebut pembuatan model (modelling) adalah upaya untuk menggambarkan realitas dengan menggunakan berbagai bentuk replika yang lebih padat dan yang lebih ringkas. Oleh karena itu model dapat berupa rumusan matematis, uraian verbal, presentasi grafis atau geometris, dan sebagainya. Sesuai dengan tingkat pengembalian keputusan, suatu model dapat berbentuk sederhana, hanya menggambarkan sebuah aspek atau komponen situasi, tetapi juga dapat berbentuk sangat kompleks jika akan diusahakan untuk menggambarkan sistem sosial ekonomi secara keseluruhan.

Karena biasanya model relatif lebih ringkas dan mudah dipahami, model dapat dimanfaatkan untuk membantu peramalan, membandingkan alternatif tindakan yang bisa dilaksanakan, dan menggambarkan situasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh pembuat keputusan.